E.A.S.Y., Süreç Yönetimi ve Evrak Akış sistemleri için entegre bir çözümdür. OYTEK tarafından geliştirilen Evrak Akış ve Süreç Yönetimi'nde, iş takibinin yanı sıra her türlü basılı veya elektronik evrak takibi de gerçekleştirilmektedir. Sistem, süreç yönetimi ve evrak akış bileşenleri ile bu bileşenlerin üzerinde kurulduğu hiyerarşik bir yetki ve rol şablonu yapısında çalışmaktadır.

Sistem iki ana unsurdan oluşmaktadır:

• Süreç Yönetimi
• Evrak Akış

SÜREÇ YÖNETİMİ:

Temel olarak bir iş akış sistemi özelliklerine sahiptir. Süreç, tasarımın temelini oluşturmaktadır. Her sürecin kendi içinde ayrı hiyerarşi ve rol yapılarına sahip olarak tasarlanması mümkündür.

Süreçler uyarı sistemleri ile desteklenmektedir. Süreç içerisindeki talepler ilgili birimlere iletilirken, tanımlanan roller gereği kullanıcılara uyarı mesajlarının (e-mail) otomatik atılmasını sağlar. Süreçlerin tanımlanmış standart süreleri vardır. Belirlenen süreyi aşan işlerle ilgili işin sahibine ve onun üstüne otomatik uyarı mesajları gönderilmektedir.

Tüm süreçler üzerinden geriye dönük analiz olanağı bulunmaktadır. Bu sayede taleplerin en çok hangi noktada odaklaştığı belirlenerek gerekli aksiyonların alınması sağlanmaktadır. Ayrıca yapılacak ek uyarlamalarla süreçlere dahil olan personelin ve sürecin performanslarının izlenmesi mümkündür.

EVRAK AKIŞ:

E.A.S.Y. ile her türlü basılı ve elektronik dokümanın takibi gerçekleştirilmektedir. Sistem için gerekli olan faks, tarayıcı ve diğer çevre birimleri ile entegrasyon, E.A.S.Y.'nin kurulumuna dahildir. Merkezi ve kişisel arka ofis bileşenleri sayesinde evrak kayıt, evrak arşiv gibi ofis uygulamalarının da sistem içerisindeki uyarlamaları yapılmakta olup, evrak dağıtım işi de sistem tarafından gerçekleştirilmektedir.

Sistem destekli onay süreçlerinde, evrakın ıslak imzaya gerek kalmaksızın ilgili birimlerde otomatik olarak dolaşımı ve onaylanması sağlanmaktadır.

Talep edilen basılı ya da elektronik evrak, E.A.S.Y vasıtasıyla ilgili birimden temin edilebilmektedir. Fatura, rapor, dergi gibi basılı doküman ise elektronik ortama aktarılarak iletilmektedir.

Hiyerarşik Yapı

Kişi, grup, rol ve yetki tanımları ile işe özel hiyerarşik yapılar oluşturulmaktadır. Kişiselleştirilmiş ekranlar aracılığıyla kullanıcıların rol ve yetkilerini daha iyi benimsemesi ve takip etmesi sağlanmaktadır.

Uygulamanın içinde yer alan yetkilendirme mekanizması sayesinde kullanıcılar sadece yetkileri dahilindeki işleri görebilmekte ve sorgulayabilmektedirler. Üst yöneticiler astlarını denetleyebilmekte, yetkili kullanıcılar akışa müdahale edebilmektedir. E.A.S.Y.'deki tüm hareketler sistem tarafından kayıt edilmektedir.

Teknolojik Altyapı

Sistem HTML tabanlı (WEB Application, XML/XSL/Java destekli) geliştirildiğinden kullanıcı bilgisayarlarına hiçbir ilave kuruluma gerek olmadan erişilebilir. Sisteme giriş için "internet browser" bulunması yeterlidir.

Doküman Yönetim Sistemleri

E.A.S.Y. içinde oluşan elektronik arşivin işlenmesi ve yönetilmesine yönelik bir sistemdir. Bu uygulamanın amacı, süreç içinde oluşan dokümanların süreçten bağımsız olarak da takip edilebilmesini ve yönetilebilmesini sağlamaktır.

Doküman yönetim sistemleri için danışmanlık, uyarlama ve özel uygulama geliştirme hizmetleri OYTEK tarafında verilmektedir. Bu tür projelerde dünya çapında uygulaması olan dış firma çözümlerinin üzerinde çalışılmaktadır.